ABMS CHO LĨNH VỰC THIẾT BỊ Y TẾ – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỐI ƯU

Những khó khăn trong công tác quản lý Thiết bị y tế

Quản lý hiệu quả trang thiết bị, vật tư y tế luôn là vấn đề thiết yếu và quan trọng hàng đầu của các nhà phân phối, đơn vị cung cấp vật tư y tế. Với số lượng sản phẩm lớn, đa dạng chủng loại, giá thành, hạn sử dụng cũng như cách thức bảo trì, sửa chữa, các công ty vật tư y tế cần phải xây dựng được một quy trình quản lý  thật sự khoa học và hiệu quả để có thể kiểm soát được nhóm mặt hàng này. 

Mỗi ngày, nhân viên quản lý phải thực hiện rất nhiều nghiệp vụ như: cập nhật và kiểm soát  thông tin sản phẩm vật tư y tế (nguồn gốc, xuất xứ, nguyên vật liệu, thời hạn sử dụng, giá thành…), quản lý tồn kho (số lượng vật tư y tế hiện có, lịch sử xuất – nhập kho..), quản lý các loại hóa đơn, hợp đồng, nghề nghị thanh toán… cũng như tương tác, liên hệ với khách hàng. Việc thực hiện các hoạt động này một cách thủ công như trước nay sẽ làm các doanh nghiệp cung cấp, phân phối vật tư y tế mất rất nhiều thời gian, chi phí và công sức. Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng một hệ thống quản lý để hỗ trợ, vừa tiết kiệm thời gian và ngân sách bỏ ra, vừa nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc của đội ngũ nhân viên.

Quy trình nhập khẩu và phân phối thiết bị y tế

Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu thiết bị y tế

Doanh nghiệp tạo hồ sơ để xin Giấy phép nhập khẩu y tế của Bộ y tế. Các giấy tờ chính bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp phép nhập khẩu
• GIấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ đầu tư kinh doanh
• Giấy chứng nhận lưu hành tự do cho trang thiết bị y tế hợp lệ và còn hiệu lực
• Giấy ủy quyền của hãng sản xuất/ nhà phân phối
• Bản mô tả và tài liệu kỹ thuật mô tả thiết bị y tế

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Hải quan

Hồ sơ hải quan sẽ bao gồm các chứng từ chính như: hóa đơn thương mại, hóa đơn phụ phí, vận đơn, giấy tờ chứng minh phân loại trang thiết bị y tế, giấy ủy quyền, giấy phép nhập khẩu…

Bước 3: Làm thủ tục thông quan

Đơn vị cung cấp thiết bị y tế tiến hành thực hiện các thủ tục thông quan và nhập khẩu thiết bị y tế, sau đó vận chuyển hàng về kho lưu trữ.

Bước 4: Tìm kiếm và liên hệ bệnh viện, phòng khám

Thông qua các chiến dịch tiếp thị, các doanh nghiệp cung cấp thiết bị y tế sẽ thu thập thông tin dữ liệu khách hàng. Tiếp đến, đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành các hoạt động tương tác, tư vấn thông qua các công cụ hỗ trợ trên hệ thống ABMS như tổng đài Call Center, Email Automation để cung cấp thông tin và trao đổi với đại diện phòng khám, bệnh viện.

Bước 5: Đăng ký đấu thầu và gửi hồ sơ, báo giá

Tiến hành đăng ký đấu thầu tại các phòng khám, bệnh viện đã liên hệ và có tiềm năng cao. Tạo mới hồ sơ đấu thầu và báo giá trang thiết bị y tế để gửi cho nhà thầu trang thiết bị y tế.

Bước 6: Ký kết hợp đồng và thanh toán và cung cấp trang thiết bị

Nếu trúng thầu, công ty phân phối trang thiết bị y tế sẽ soạn thảo hợp đồng, thống nhất các điều khoản với đại diện phòng khám, bệnh viện để ký kết.  

Bước 7: Báo cáo thống kê trên ABMS cho lĩnh vực Thiết bị y tế

Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Thông qua các biểu đồ trực quan trên ABMS để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra phương án cải thiện, hiệu chỉnh.

Các tính năng đề xuất trên ABMS cho thiết bị y tế

Quản lý thiết bị y tế

• Quản lý danh sách vật tư thiết bị y tế
• Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin vật tư thiết bị
• Tổ chức và giám sát toàn bộ hệ thống vật tư thiết bị y tế
• Phân quyền chặt chẽ cho từng phòng, khoa
• Quản lý thời hạn và thông tin phiếu kiểm định hiệu chuẩn thiết bị y tế
• Theo dõi và quản lý công tác bảo trì, sửa chữa vật tư 

Quản lý tồn kho

• Quản lý danh sách hàng hóa trong kho
• Quản lý xuất – nhập kho
• Quản lý danh sách kho hàng và nhà cung cấp
• Tạo mới và quản lý các phiếu nhập – xuất kho
• Theo dõi và quản lý tồn kho

Quản lý đơn hàng, hợp đồng

• Quản lý danh sách sản phẩm để báo giá
• Quản lý đơn hàng, hợp đồng 
• Cập nhật và lưu trữ các báo giá, hóa đơn, đề nghị thanh toán…
• Theo dõi và quản lý công nợ theo đơn hàng

Quản lý kế toán

• Quản lý phiếu thu, phiếu chi
• Theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng
• Theo dõi và thống kê các khoản chi khác
• Thống kê doanh thu

Báo cáo thống kê

• Báo cáo data dữ liệu khách hàng
• Báo cáo công tác chăm sóc hỗ trợ khách hàng
• Báo cáo thu – chi, công nợ, doanh thu
• Báo cáo kinh doanh định kỳ
• Các báo cáo khác liên quan