Với hệ thống quản lý doanh nghiệp ABMS cho công ty in ấn, nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
Những khó khăn trong việc quản lý hoạt động công ty In ấn
- Không kiểm soát được chi phí in ấn: Khi nhận nhiều đơn hàng hoặc đang phải in ấn với số lượng lớn, các công ty in ấn thường rất dễ rơi vào tình trạng không kiểm soát được chi phí. Phần giấy thừa, in hỏng quá nhiều cũng làm tăng tổng chi phí cuối tháng cho doanh nghiệp. Chính vì thế, các công ty in ấn cần xây dựng một quy trình quản lý công tác in ấn sao cho sử dụng một cách hiệu quả nhất chi phí bỏ ra.
- Quản lý thông tin khách hàng, đơn hàng: các công ty in ấn, nhất là các công ty “gia đình” thường không quá chú trọng vào tác vụ này. Nhưng nếu chỉ đợi khi có khách hàng đến thì mới bắt đầu in, thì hoạt động kinh doanh của công ty bạn sẽ đi về đâu trước một thị trường cực kỳ cạnh tranh như hiện nay? Thực tế, nếu quản lý tốt thông tin về khách hàng cũng như các đơn hàng hiện có, bạn sẽ có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn, nâng cao hiệu quả in ấn, từ đó tăng mức độ trung thành và giữ chân khách hàng.
- Quản lý nhân viên và dây chuyền sản xuất: Là ngành nghề tương đối đặc thù, các công tác in ấn cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và khoa học. Nhưng để tuyển dụng và giữ được các nhân viên có trình độ luôn là thách thức không chỉ của ngành in ấn. Vì thế, nếu không thể đạt được hiệu quả thông qua cách thức quản lý thủ công, thì việc sử dụng phần mềm quản lý hỗ trợ chính là một giải pháp thay thế hoàn hảo.
- Quản lý kho: Đây là công tác cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ một đơn vị in ấn nào. Việc đảm bảo luôn có đầy đủ các trang thiết bị cũng như vật liệu in ấn sẽ giúp cho hoạt động in ấn của công ty diễn ra một cách thuận lợi và suôn sẻ, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó, công ty có thể hoàn thành càng nhiều đơn hàng in ấn hơn nữa, nâng cao doanh thu và lợi nhuận cuối cùng.
Quy trình hoạt động trên ABMS cho công ty in ấn
Bước 1: Thực hiện các chiến dịch Marketing
Bộ phận Marketing thực hiện các chiến dịch tiếp thị trên đa dạng các kênh bao gồm Facebook, Zalo, Website, Landing Page… để tìm kiếm và thu hút khách hàng.
Bước 2: Tiếp cận và tư vấn khách hàng tiềm năng
Từ danh sách khách hàng thô thu được từ các chiến dịch tiếp thị, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành tiếp cận và tư vấn thông qua công cụ hỗ trợ trên ABMS cho công ty in ấn như tổng đài Call Center. Nếu khách hàng đó có nhu cầu, nhân viên kinh doanh sẽ tiếp tục gửi Email để cung cấp thêm thông tin và bảng giá tham khảo.
Bước 3: Chuyển đổi cơ hội bán hàng và chốt sales
Trong quá trình tương tác, trao đổi với khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành đánh giá để xác định xem có thể chuyển đổi khách hàng tiềm năng đó thành cơ hội bán hàng không. Nếu được, nhân viên sẽ tiến hành trao đổi cụ thể, gửi email báo giá và chốt sales. Với các đơn hàng lớn, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành tạo mới và ký kết hợp đồng giữa 2 bên với các điều khoản đã thống nhất. ABMS hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ thông tin và chuyển đổi dữ liệu từ bước ban đầu – thông tin khách hàng tiềm năng, đến khi tạo hóa đơn và hợp đồng in ấn một cách thuận tiện và nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột.
Bước 4: Thực hiện in ấn, xuất hóa đơn và giao hàng
Công ty tiến hành in ấn dựa trên quy trình hoạt động khoa học được xây dựng trực tiếp trên hệ thống, từ đó nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng từng đơn hàng. Sau khi hoàn thành đơn hàng, công ty xuất hóa đơn và gửi đơn hàng cho đơn vị vận chuyển hoặc tự giao hàng.
Bước 5: Thanh toán và theo dõi công nợ
Khách hàng lựa chọn các hình thức thanh toán bao gồm: đặt cọc, chuyển khoản hoặc thanh toán khi nhận được đơn hàng. Với các đơn hàng thanh toán định kỳ, nhân viên kế toán sẽ theo dõi công nợ dựa trên thời gian ký kết trên hợp đồng kinh tế giữa công ty với khách hàng.
Bước 6: Chăm sóc sau in ấn
Gọi điện, gửi email khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng về các dịch vụ in ấn của công ty, ghi nhận có các góp ý cũng như giải quyết phù hợp các vụ việc phát sinh.
Bước 7: Thống kê báo cáo định kỳ
Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra phương án cải thiện, hiệu chỉnh.
Các tính năng đề xuất trên ABMS cho công ty in ấn
Quản lý khách hàng
- Thông tin khách hàng
- Thông tin liên hệ của khách hàng
- Các địa chỉ giao hàng khác nhau của cùng một khách hàng
- Theo dõi công nợ theo khách hàng
Quản lý đơn hàng, hợp đồng
- Quản lý danh sách sản phẩm để báo giá, làm đề nghị in
- Quản lý đơn hàng, hợp đồng in ấn
- Cập nhật và lưu trữ các báo giá, hóa đơn, phiếu đề nghị in, phiếu giao hàng…
- Theo dõi và quản lý công nợ theo đơn hàng
Quản lý nhân viên
- Quản lý danh sách nhân viên và phòng ban
- Phân quyền và quản lý phân quyền người sử dụng
- Cập nhật và lưu trữ các thao tác xem, thêm, sửa hoặc xóa với các nghiệp vụ tương ứng.
Quản lý kho
- Quản lý danh sách hàng hóa trong kho
- Quản lý xuất – nhập kho
- Quản lý danh sách kho hàng và nhà cung cấp
- Tạo mới và quản lý các phiếu nhập – xuất kho
- Theo dõi và quản lý tồn kho
Quản lý thu – chi, công nợ
- Quản lý phiếu thu, phiếu chi
- Theo dõi và quản lý công nợ
- Theo dõi và thống kê các khoản chi khác
- Xuất hóa đơn và in hóa đơn VAT, lưu trữ thông tin trên hệ thống
- Thống kê doanh thu
Báo cáo thống kê
- Báo cáo data dữ liệu khách hàng
- Báo cáo công tác chăm sóc hỗ trợ khách hàng
- Báo cáo thu – chi, công nợ, doanh thu
- Báo cáo kinh doanh định kỳ
- Các loại báo cáo khác liên quan
