Các tính năng hỗ trợ hiệu quả và thiết thực trên ABMS cho văn phòng luật sư sẽ giúp công tác quản lý hoạt động kinh doanh trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.
Khó khăn của các công ty luật, văn phòng luật sư trong quá trình hoạt động
Văn phòng luật sư, công ty luật là một mô hình kinh doanh khá phổ biến trong những năm gần đây. Nhưng với tính chất phức tạp và đòi hỏi chuyên môn cao của ngành nghề này, việc quản lý quá trình hoạt động của các văn phòng luật sư gặp khá nhiều khó khăn. Cụ thể:
- Không nắm bắt kịp thời doanh thu của từng loại hợp đồng, dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định và chiến lược kinh doanh
- Không kiểm soát được chi phí trong quá trình hoạt động, chủ yếu thường là phí công tác, phí thuê dịch vụ bảo vệ nhân chứng…
- Khó nắm bắt số liệu và kiểm soát quỹ tiền mặt công ty, dễ dẫn đến sai sót, thất thoát
- Là một lĩnh vực hoạt động đòi hỏi đội ngũ luật sư của văn phòng phải có chuyên môn cao cũng như tận tâm với công việc, việc tuyển dụng và giữ chân được các luật sư, nhân viên giỏi luôn là vấn đề hàng đầu được đặt ra. Bên cạnh đó, việc chia hoa hồng cho các luật sư cũng như cộng sự cần được thực hiện một cách rõ ràng và minh bạch.
Quy trình hoạt động trên ABMS cho văn phòng luật sư
Bước 1: Thực hiện các chiến dịch tiếp thị trên ABMS cho văn phòng luật sư
Bộ phận Marketing hoặc thuê ngoài đội Marketing để thực hiện các chiến dịch tiếp thị phù hợp, tìm kiếm khách hàng thông qua các kênh phổ biến như Website, Landing page, Facebook, Zalo…
Bước 2: Tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng
Từ danh sách khách hàng thu thập được, nhân viên tư vấn tiến hành gọi điện để trao đổi trực tiếp về nhu cầu tư vấn pháp lý của khách hàng. Trường hợp khách hàng trực tiếp tìm đến văn phòng công ty, nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn khách hàng lấy số thứ tự, điền thông tin cần thiết và đưa đến phòng luật sư tư vấn.
Nhân viên tư vấn sẽ tiến hành giới thiệu, tư vấn cho các khách hàng thật sự có nhu cầu về các dịch vụ mà văn phòng, công ty đang cung cấp, thường bao gồm:
- Tư vấn pháp luật dân sự
- Tư vấn pháp luật hình sự
- Tư vấn luật về hôn nhân và gia đình
- Tư vấn về luật lao động
- Tư vấn luật kinh tế, đầu tư
- Tư vấn khiếu nại, kiện tụng hành chính
- Tư vấn khiếu nại tố cáo
- Tranh tụng các vụ án dân sự, hình sự, kinh tế
Bước 3: Nghiên cứu vụ việc, tìm kiếm các quy định của pháp luật liên quan
Từ thông tin vụ việc được khách hàng cung cấp, luật sư phụ trách sẽ tiến hành nghiên cứu, kiểm tra thông tin, đồng thời xem lại các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành có liên quan. Từ các thông tin thu thập được, luật sư chỉ định sẽ hệ thống lại để có thể đưa ra các tư vấn pháp lý rõ ràng và chính xác nhất cho khách hàng.
Bước 4: Cung cấp ý kiến tư vấn pháp lý
Sau khi đã nghiên cứu các quy định của pháp luật về vụ việc, luật sư sẽ tiến hành tư vấn, cung cấp thông tin và lời khuyên hữu ích cho khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu được tư vấn rõ ràng hơn, luật sư sẽ cung cấp thêm ý kiến tư vấn dựa trên cơ sở yêu cầu và đúng với quy định của pháp luật. Với ABMS, các văn phòng luật sư có thể linh hoạt thực hiện việc tư vấn pháp lý này thông qua nhiều hình thức như gọi điện trao đổi, gửi email cung cấp thông tin hoặc gặp mặt trực tiếp. Các thông tin, lịch sử tương tác giữa công ty với khách hàng sẽ được lưu trữ có hệ thống trên ABMS để nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình trạng xử lý từng vụ việc.
Bước 5: Soạn thảo và ký kết hợp đồng
Sau khi đạt được thống nhất giữa hai bên, luật sư tự soạn thảo hoặc bàn giao cho nhân viên để soạn thảo hợp đồng để tiến hành ký kết. Tùy theo từng nhu cầu và vụ việc pháp lý của khách hàng mà hợp hợp sẽ có những nội dung khác nhau, như phải nêu rõ về các chủ thể, đối tượng, nội dung phạt vi phạm hay bồi thường thiệt hại… Hợp đồ cũng cần được đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành về nội dung và hình thức trình bày.
Bước 6: Thực hiện hợp đồng và Thanh toán
Nếu các vụ việc được tiếp nhận liên quan đến tố tụng, kiện cáo, văn phòng luật sư sẽ chỉ định luật sư phụ trách chính, tiếp tục làm việc với khách hàng cho đến khi hoàn thành mọi tác vụ cần thiết.
Dựa trên thời gian thanh toán được thống nhất trên hợp đồng, bộ phận kế toán của văn phòng luật sư sẽ tiến hành theo dõi cũng như nhắc nhở thanh toán đến khách hàng, đảm bảo không vượt quá thời hạn thanh toán.
Bước 7: Chăm sóc khách hàng
Bộ phận chăm sóc khách hàng, nhân viên tư vấn thông qua các công cụ hỗ trợ trên ABMS cho văn phòng luật sư bao gồm: tổng đài Call Center, SMS Brandname, Email Automation… liên hệ và hỏi thăm tình hình khách hàng. Thực hiện các khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, đồng thời nhanh chóng giải quyết thỏa đáng các phàn nàn, khiếu nại của khách hàng với tính năng quản lý vụ việc (Ticket) trên ABMS
Bước 8: Báo cáo thống kê
Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Thông qua các biểu đồ trực quan trên ABMS để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra phương án cải thiện, hiệu chỉnh.
Các tính năng đề xuất trên ABMS cho văn phòng luật sư
Quản lý các chiến dịch tiếp thị
- Marketing tự động
- Tích hợp đa kênh thực hiện các chiến dịch tiếp thị
- Đánh giá hiệu quả chiến dịch
Quản lý khách hàng
- Thông tin khách hàng
- Thông tin liên hệ của khách hàng
- Quản lý hợp đồng
- Quản lý tiến độ vụ việc
- Theo dõi công nợ theo khách hàng
Quản lý dịch vụ
- Quản lý các dịch vụ tư vấn pháp lý
- Quản lý thông tin vụ việc
- Cập nhật các chính sách, quy định của Pháp luật Việt Nam hiện hành
- Quản lý và theo dõi tình trạng vụ việc
Quản lý đơn hàng, hợp đồng
- Quản lý danh sách sản phẩm để báo giá, làm đề nghị in
- Quản lý đơn hàng, hợp đồng in ấn
- Cập nhật và lưu trữ các báo giá, hóa đơn, phiếu đề nghị in, phiếu giao hàng…
- Theo dõi và quản lý công nợ theo đơn hàng
Quản lý thu – chi, công nợ
- Quản lý phiếu thu, phiếu chi
- Theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng
- Theo dõi và thống kê các khoản chi khác
- Thống kê doanh thu
Báo cáo thống kê
- Báo cáo data dữ liệu khách hàng
- Báo cáo công tác chăm sóc hỗ trợ khách hàng
- Báo cáo thu – chi, công nợ, doanh thu
- Báo cáo kinh doanh định kỳ
- Các báo cáo khác liên quan
