Khó khăn chung của các trung tâm ngoại ngữ
- Đánh giá hiệu quả chiến dịch quảng cáo: với hầu hết các trung tâm ngoại ngữ vừa và nhỏ, họ đều không quá chú trọng vào việc xây dựng các chiến dịch quảng cáo. Dĩ nhiên, các trung tâm này vẫn chạy quảng cáo nhưng thường mang tính phổ thông, cơ bản hoặc outsourcing. Vì thế, họ không tài nào đánh giá một cách chính xác được hiệu quả của từng chiến dịch, mức độ thành công là bao nhiêu, chiến dịch đó đã mang lại được gì cho doanh nghiệp cũng như những hạn chế cần khắc phục, thay đổi…
- Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi: từ việc không quá chú trọng vào việc xây dựng các chiến dịch quảng cáo như đã đề cập, các trung tâm ngoại ngữ thường chi khá nhiều ngân sách cho các hoạt động Marketing nhưng không mang lại hiệu quả mong muốn. Và trong đó quan trọng nhất là nâng cao tỷ lệ chuyển đổi sale. Các nhân viên telesale, nhân viên kinh doanh của trung tâm ngoại ngữ thường không được trang bị đầy đủ các công cụ hỗ trợ cho hoạt động tiếp cận khách hàng mục tiêu, chăm sóc theo từng giai đoạn cụ thể cũng như chốt khóa học thành công.
- Quản lý thông tin dữ liệu học viên: với các trung tâm có số lượng học viên lớn, đồng nghĩa với việc họ cần phải quản lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ. Và cũng chính vì thế, nếu quy trình quản lý không được thực hiện một cách khoa học, sẽ rất dễ xảy ra các tình trạng sai sót, mất, thiếu hoặc trùng lặp thông tin, từ đó làm gián đoạn cũng như gây khó khăn cho quá trình vận hành trung tâm.
- Công tác giáo vụ: Đây cũng là nhóm khó khăn mà rất nhiều doanh nghiệp không thể xử lý triệt để bằng các tác vụ thủ công. Thực tế, các công tác liên quan đến lớp học không quá phức tạp nhưng lại có khá nhiều quy trình, ví dụ như điểm danh học viên, chấm công giáo viên, xây dựng và sắp xếp thời khóa biểu, xếp lớp, lịch ngoại khóa, lịch thi…
- Chăm sóc khách hàng: Thông thường với đa phần các trung tâm ngoại ngữ, việc tương tác với học viên cũng như phụ huynh học viên chỉ thông qua các cuộc gọi cũng như email. Nhưng việc này thường rất khó quản lý vì phụ thuộc vào từng nhân viên chăm sóc khách hàng. Đồng thời, việc tiếp nhận, quản lý và xử lý khiếu nại của khách hàng cũng không được hỗ trợ tối ưu, từ đó đánh mất lòng tin cũng như giảm sự hài lòng của khách hàng với trung tâm.
- Tính toán doanh thu – chi phí: Mỗi một đơn vị kinh doanh nói chung cũng như các trung tâm ngoại ngữ nói riêng đều có bộ phận kế toán để phụ trách vấn đề thu – chi. Nhưng với đặc thù thường xuyên có sự thay đổi, ví dụ như thu học phí mới, bảo lưu học phí, chuyển trung tâm, chấm dứt khóa học… thì việc quản lý sao cho hiệu quả lại không hề đơn giản.
Quy trình hoạt động của trung tâm ngoại ngữ trên ABMS
Bước 1: Tiếp cận khách hàng từ nhiều kênh tiếp thị
Từ nhiều kênh tiếp cận khác nhau như website, Facebook, Zalo, Landing page… dữ liệu sẽ được thu thập và chuyển vào hệ thống thông qua cổng tích hợp đa kênh của ABMS.
Bước 2: Chăm sóc khách hàng
- Xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng, gọi điện theo từng nhóm khách hàng mục tiêu.
- Gửi email và SMS Brandname hàng loạt đến học viên, phụ huynh khi cần thông báo về các hoạt động mới, học phí mới hay các chương trình ưu đãi của trung tâm.
- Lưu trữ dữ liệu chăm sóc khách hàng, tạo báo cáo để đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó có sự thay đổi sao cho tối ưu.
Bước 3: Học thử, thi đầu vào, đặt cọc
Dựa vào data các học viên tiềm năng, trung tâm sẽ mời đến sắp xếp học thử, thi đầu vào cũng như đặt cọc cho các khóa học sắp tới.
Bước 4: Đăng ký học
Với quá trình này, ABMS sẽ hỗ trợ nhân viên tạo mới cũng như cập nhật các thông tin trên hệ thống bao gồm: chọn lớp, chọn khóa học, học phí, ưu đãi, voucher, các hình thức thanh toán, điểm danh… để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
Bước 5: Quản lý giáo vụ
Kiểm soát hiệu quả các hoạt động tổ chức lớp học, phân công giáo viên và trợ giảng, sắp xếp thời khóa biểu, điểm danh, thi chuyển cấp…
Bước 6: Báo cáo
Cá nhân hóa các báo cáo thống kê giúp nhà quản lý nắm được cụ thể các giai đoạn hoạt động, hiệu suất và hiệu quả kinh doanh, từ đó có sự cải tiến và thay đổi phù hợp.
Các tính năng đề xuất trên ABMS cho trung tâm ngoại ngữ
Hệ thống ABMS cho trung tâm ngoại ngữ với các tính năng hỗ trợ hiệu quả giúp khắc phục các khó khăn thường gặp một cách hiệu quả chỉ với thao tác đơn giản.
Tích hợp đa kênh:
- Website và Landing page
- Zalo
- Tổng đài Call Center
- Email Automation
- SMS Brandname
- …
Quản lý đăng ký học:
- Thi đầu vào và xếp lớp theo kết quả thi.
- Học thử
- Quá trình chăm sóc khách hàng
- Đăng ký lớp học/ khóa học mới
Quản lý thu chi:
- Học phí
- Voucher, ưu đãi, khuyến mãi
- Hoa hồng
- Doanh thu, công nợ, các khoản chi
Quản lý giáo vụ:
- Tổ chức xếp lớp, lịch học, lịch dạy, ngoại khóa
- Phân công giáo viên và trợ giảng
- Chương trình và quá trình đào tạo
- Thời gian thi và kết quả thi giữa khóa/ cuối khóa
- Quản lý chấm công giáo viên và trợ giảng
Báo cáo:
- Báo cáo chăm sóc khách hàng
- Báo cáo thu – chi
- Báo cáo học vụ/ giáo vụ
- Báo cáo hiệu quả chiến dịch Marketing
- Báo cáo kinh doanh theo tháng/ quý/ năm
- Báo cáo liên quan khác
