Những khó khăn trong việc quản lý hoạt động phòng khám
- Chất lượng đội ngũ nhân viên: Với bất kỳ một lĩnh vực kinh doanh nào, chất lượng đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều phòng khám lại không quá chú trọng đến vấn đề này. Dù phương pháp điều trị cũng như vật tư y tế tại phòng khám có tốt đến mấy mà các bác sĩ, nhân viên y tế không có chuyên môn cao cùng sự tận tâm với nghề thì cũng không thể giữ chân được khách hàng.
- Cập nhật và quản lý thông tin: Xu hướng y tế mỗi quý mỗi năm đều có sự thay đổi. Nếu phòng khám không kịp thời cập nhật các thông tin mới, các phương pháp điều trị, phương thuốc… cũng như các chính sách, quy định liên quan được ban hành thì sẽ dần đánh mất khách hàng.
- Thiếu các chiến dịch tiếp thị, truyền thông: Quảng cáo, Marketing là những hoạt động không thể thiếu để tìm kiếm và thu hút khách hàng trong bất kỳ một ngành nghề nào hiện nay. Chính vì thế, các phòng khám cũng cần có sự thay đổi, dám bước ra khỏi các khuôn khổ lỗi thời để có thể có được nhiều khách hàng hơn.
- Cách quản lý lỗi thời, thủ công: Thực tế, rất nhiều phòng khám vẫn còn sử dụng cách thức quản lý truyền thống với càng chồng sổ sách, giấy tờ cao ngất. Nhưng trước thời đại công nghệ số như hiện nay, đây hoàn toàn là một cách thức cực kỳ lãng phí thời gian, công sức và cả chi phí quản lý. Thay vào đó, phòng khám của bạn chỉ việc cài đặt và sử dụng một phần mềm quản lý chất lượng và phù hợp để có thể dễ dàng và thuận tiện thực hiện mọi thao tác.
Quy trình hoạt động kinh doanh của phòng khám
Bước 1: Thực hiện các chiến dịch tiếp thị
Đội ngũ Marketing xây dựng và thực hiện các chiến dịch tiếp thị thông qua các kênh như Facebook, Zalo, Website, Landing Page… để tìm kiếm và thu thập thông tin khách hàng.
Nếu bệnh nhân có nhu cầu cụ thể, nhân viên tư vấn sẽ gọi điện để trao đổi trực tiếp, giúp bệnh nhân đặt lịch khám và ghi nhận thông tin ngày hẹn vào hệ thống. Tiếp đến, phòng khám sẽ gửi email hoặc SMS cho bệnh nhân mã số, ngày giờ khám để xác nhận và hoàn thành thủ tục đặt lịch khám online.
Bước 2: Đón tiếp bệnh nhân và tư vấn, hỗ trợ
Nếu đã đặt lịch khám online, nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn các bệnh nhân này lấy sổ khám, kiểm tra lại thông tin và trực tiếp đưa đến gặp bác sĩ chuyên khoa để được tư vấn cụ thể. Trường hợp bệnh nhân chưa đặt lịch hẹn online, nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn họ lấy số thứ tự khám, sổ khám và điền thông tin cần thiết. Tiếp đến, bệnh nhân cần nộp lại sổ cho phòng khám và chờ đến lượt khám với bác sĩ chuyên khoa.
Bước 3: Thăm khám
Bác sĩ trao đổi trực tiếp với người bệnh về những vấn đề sức khỏe đang gặp phải. Tùy theo tình trạng sức khỏe mà bác sĩ sẽ chỉ định cụ thể các loại kiểm tra, xét nghiệm mà người bệnh cần thực hiện. Các chỉ định này sẽ được lưu trữ ngay trên hệ thống ABMS cho phòng khám để kiểm tra lại kết quả xét nghiệm cũng như xuất hóa đơn thanh toán.
Bước 4: Thanh toán
Bệnh nhân tiến hành thanh toán dưới sự hướng dẫn của nhân viên lễ tân hoặc nhân viên y tế trước khi thực hiện các kiểm tra, xét nghiệm theo yêu cầu của bác sĩ. Việc thanh toán được thực hiện linh hoạt bằng tiền mặt hoặc thẻ ngân hàng. Nếu có bảo hiểm y tế, tùy vào phòng khám mà sẽ được sử dụng phù hợp theo quy định của pháp luật. Tất cả các thông tin về thanh toán và xuất hóa đơn sẽ được ghi nhận trên hệ thống để đối chiếu và báo cáo.
Bước 5: Xét nghiệm – kiểm tra
Nhân viên y tế hỗ trợ đưa các bệnh nhân đến phòng xét nghiệm, kiểm tra sức khỏe dựa trên phiếu khám chỉ định của bác sĩ. Sau khi hoàn tất tất cả các khâu xét nghiệm cần thiết, bệnh nhân chờ lấy kết quả và trở lại phòng khám ban đầu để được bác sĩ tư vấn.
Bước 6: Lấy thuốc/ Phẫu thuật
Căn cứ vào kết quả kiểm tra sức khỏe, xét nghiệm của bệnh nhân, bác sĩ sẽ đưa ra toa thuốc hoặc phương án điều trị, phẫu thuật phù hợp:
- Trường hợp chỉ cần sử dụng thuốc: bác sĩ hướng dẫn kê đơn thuốc, bệnh nhân sẽ nhận toa và đến nhà thuốc phòng khám để mua trực tiếp.
- Trường hợp bệnh nhân cần tiến hành phẫu thuật: bác sĩ sẽ trao đổi với bệnh nhân về chi phí phẫu thuật và hẹn ngày phẫu thuật. Đến hẹn, bệnh nhân đến nhập viện, đóng phí và tiến hành phẫu thuật dưới sự giám sát của bác sĩ được chỉ định. Sau khi phẫu thuật, tùy theo tình trạng mà bệnh nhân có thể phải nằm lại để theo dõi. Nếu bác sĩ xác nhận bệnh nhân có thể xuất viện thì bệnh nhân sẽ phải thanh toán thêm phần tiền viện phí và nhận giấy xuất viện trong ngày.
Bước 7: Chăm sóc bệnh nhân sau khám/ điều trị
Các nhân viên y tế sẽ liên hệ lại với bệnh nhân để hỏi thăm sức khỏe, nhắc lịch tái khám cũng như hỗ trợ giải đáp các thắc mắc liên quan. Ghi nhận các đóng góp, phản hồi từ người bệnh và tổng hợp lại để lên phương án khắc phục, cải thiện chất lượng dịch vụ phòng khám.
Bước 8: Báo cáo thống kê
Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và tình hình hoạt động kinh doanh của phòng khám, đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra phương án cải thiện, hiệu chỉnh.
Các tính năng đề xuất trên ABMS cho phòng khám
Quản lý hiệu quả chiến dịch Marketing
- Marketing tự động với nhiều công cụ hỗ trợ: Email Marketing, SMS Brandname, tổng đài IP Call Center
- Tích hợp đa kênh thực hiện các chiến dịch tiếp thị: Website, Landing page, Facebook, zalo
- Đánh giá hiệu quả chiến dịch tiếp thị
Quản trị dịch vụ
- Quản lý hệ thống – danh mục các khoa, phòng ban
- Quản lý hệ thống bệnh
- Quản lý phiếu khám
- Quản lý hồ sơ bệnh nhân
Quản lý chăm sóc khách hàng
- SMS Brandname, Email Automation, tổng đài Call Center giúp hỗ trợ tương tác, liên hệ với bệnh nhân.
- Hỗ trợ giải quyết các vụ việc (Ticket)
- Cập nhật và lưu trữ các tương tác, trao đổi với bệnh nhân.
Quản lý kho thuốc – vật tư y tế
- Quản lý công tác xuất – nhập thuốc, vật tư y tế
- Thống kê và kiểm soát số lượng thuốc và vật tư y tế trong kho
- Cập nhật và lưu trữ các hoạt động tại kho
Quản lý thu – chi, công nợ
- Tạo và quản lý phiếu thu, phiếu chi
- Quản lý công nợ
- Thống kê báo cáo doanh thu, công nợ
Báo cáo thống kê
- Báo cáo data dữ liệu bệnh nhân và hồ sơ bệnh án
- Báo cáo công tác chăm sóc/ khám bệnh
- Báo cáo thu – chi, công nợ, doanh thu
- Báo cáo kinh doanh định kỳ (theo tháng/ quý/ năm)
- Các báo cáo khác liên quan
