Hoạt động tư vấn tuyển sinh hiện nay đang gặp phải những khó khăn gì?
Công tác tư vấn tuyển sinh là hoạt động thiết yếu của các trường học, trung tâm hiện nay. Nhưng với nhiều đơn vị, công tác này lại không được quá chú trọng cũng như thiếu công cụ hỗ trợ. Cụ thể, hoạt động tư vấn tuyển sinh hiện nay thường gặp phải những vấn đề sau:
- Thiếu công cụ hỗ trợ hoạt động Marketing, tiếp cận đối tượng mục tiêu: Tiếp thị đa kênh đã trở nên phổ biến với nhiều đơn vị tuyển sinh. Nhưng việc này cũng trở thành một thách thức lớn với các nhà quản lý khi phải kiểm soát một lượng lớn thông tin phân tán.Việc này dễ dẫn đến trùng lặp dữ liệu, hoặc thiếu mất, sai sót dữ liệu học viên tiềm năng trong quá trình tổng hợp.
- Quản lý đội ngũ tư vấn còn chưa chuyên nghiệp, khoa học: các đội ngũ tư vấn tuyển sinh nếu không được kết nối và quản lý tốt thông tin dữ liệu sẽ dễ dẫn đến tình trạng không thống nhất về thông tin tư vấn cho học viên. Không những thế, nhân viên tuyển sinh cũng khó biết được tình trạng và lịch sử tư vấn, dễ dẫn đến trùng thông tin hay nhiều nhân viên cùng tư vấn một học viên. Việc này sẽ làm cho đơn vị tuyển sinh thiếu tính chuyên nghiệp trong lòng học viên và phụ huynh.
- Khó quản lý data dữ liệu học sinh tiềm năng cũng như chăm sóc nhóm học sinh này: Không nắm được học viên đó đã được tư vấn hay chưa, chăm sóc đến giai đoạn nào. Việc tra cứu lịch sử chăm sóc mất nhiều thời gian, dẫn đến phân bổ danh sách và chăm sóc kém hiệu quả.
- Lập hồ sơ, hợp đồng cho học sinh/ học viên mới: mất nhiều thời gian và công sức nếu phải thực hiện thủ công. Việc sắp xếp, quản lý các hồ sơ, hợp đồng này cũng khó khăn hơn.
- Báo cáo thống kê không đầy đủ dữ liệu hoặc dữ liệu chưa chính xác: có nhiều loại báo cáo cần thực hiện như thống kê học viên tiềm năng, học viên đã đăng ký, lớp học mới, thu chi, công nợ… cần sự quản lý hiệu quả và hỗ trợ của các hệ thống tự động.
Xây dựng quy trình Tư vấn tuyển sinh tối ưu trên hệ thống ABMS
1. Xây dựng và chạy các chiến dịch Marketing
- Tiếp thị đa kênh với các kênh truyền thông trực tuyến phổ biến bao gồm: Facebook, website, Zalo… thu thập data thông tin học viên tiềm năng và đồng bộ về ABMS.
- Đánh giá hiệu quả chiến dịch Marketing để có những thay đổi phù hợp cho các chiến dịch tiếp sau.
2. Tiếp cận và tư vấn nhóm học sinh/ học viên tiềm năng
Tiến hành tư vấn đối với các học viên tiềm năng với quy trình cụ thể và dưới sự hỗ trợ đắc lực của các tính năng trên ABMS như: Email hàng loạt, SMS Brandname hàng loạt, tổng đài Call Center…
3. Đăng ký xét tuyển
ABMS cung cấp đa dạng các hình thức đăng ký dự tuyển cho học viên mới bao gồm: xét tuyển, xét học bạ, bảng điểm, thi đầu vào… Mọi thông tin đều sẽ được lưu trữ trên hệ thống một cách khoa học và chính xác. Với các học viên trúng tuyển, hệ thống sẽ gửi Email và SMS hàng loạt để thông báo.
4. Đăng ký nhập học
Đội ngũ tư vấn hỗ trợ học viên đăng ký nhập học và hoàn thành hồ sơ. Sau đó, các hồ sơ này cũng sẽ được lưu trữ và chuyển vào mục hồ sơ học viên chính thức.
5. Báo cáo thống kê
Tạo báo cáo thống kê quá trình và hiệu quả hoạt động tuyển sinh định kỳ. Từ những báo cáo đó, đơn vị sẽ có được cái nhìn khách quan hơn để đánh giá được hiệu quả tuyển sinh cũng như các mặt còn hạn chế để thay đổi và hiệu chỉnh.
Các tính năng đề xuất trên ABMS cho tư vấn tuyển sinh
Tự động hóa hoạt động tiếp thị
- Tiếp thị tự động thông qua các công cụ: SMS, Email, tổng đài…
- Tích hợp đa kênh và tiếp nhận dữ liệu trực tiếp trên hệ thống ABMS
- Quản lý hoạt động phân bổ Lead
- Quản lý và đánh giá hiệu quả chiến dịch tiếp thị trong từng giai đoạn
Tích hợp đa kênh
- Website và Landing page
- Zalo
- Tổng đài IP Call Center
- Email Automation
- Tích hợp các hệ thống cần thiết khác
Quản lý công tác tuyển sinh
- Quản lý data dữ liệu học sinh/ học viên tiềm năng
- Quản lý hoạt động đăng ký học
- Quản lý học sinh/ học viên chính thức
- Quản lý ngành học, khóa học, lớp học: số lượng học viên, số môn học/ tín chỉ, học phí, chất lượng và quy trình đào tạo…
Chăm sóc học sinh/ học viên
- Tổng đài Call Center
- Xử lý vụ việc, yêu cầu thông qua Ticket
- Kho FAQ
- Email, SMS Brandname tự động hàng loạt
Báo cáo thống kê
- Báo cáo hiệu quả chiến dịch Marketing
- Báo cáo học viên, giáo viên, giáo vụ
- Báo cáo thu – chi, công nợ
- Báo cáo kinh doanh định kỳ
- Các báo cáo khác liên quan
