Workflow là một luồng công việc được xây dựng khoa học và tối ưu. Nó giúp các công việc bán hàng thực hiện theo trình tự rõ ràng, dễ theo dõi và quản lý. Từ các sơ đồ công việc, nhà quản lý sẽ cái nhìn tổng quan hơn về tất cả các công việc cần thực hiện. Từ đó điều chỉnh những bất cập cho phù hợp, nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc.

Đồng bộ thông tin khách hàng từ các kênh

Việc tìm kiếm và thu thập thông tin khách hàng từ nhiều nền tảng xã.hội hay Landing Page ngày một phổ biến với nhiều doanh nghiệp. Khi khách hàng để lại thông tin liên hệ trên những nền tảng này. Tính năng Workflow trên hệ thống sẽ tự.động đồng bộ dữ liệu về hệ thống ABMS. Tiếp đến, hệ thống sẽ phân loại các nhóm khách hàng theo từng điều kiện cụ thể được đặt ra bởi nhà quản lý. Từ các Segment vừa được tạo, hệ thống sẽ gửi Email với.nội dung phù hợp cho từng Lead theo đúng kịch bản được xây dựng sẵn.

Gửi Email và Thông báo tự động khi chốt thành công đơn hàng

Với mỗi cơ hội khi được chốt thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho các bộ phận bán hàng. Nếu Workflow này được thiết lập sẵn, hệ thống sẽ chủ động gửi.email đính kèm đơn mua hàng đến cho các đối tác, nhà cung cấp. Việc này giúp cho các công việc được thực hiện nhanh chóng và.có độ chính xác cao, giảm tối sai sót cho các đơn hàng.

Cập nhật thay đổi đơn hàng linh hoạt

Từ khi đặt hàng đến lúc nhận được sản phẩm, đơn hàng của bạn thường trải qua các giai đoạn cơ bản sau: 

– Đơn hàng đã tiếp nhận

– Đơn hàng được xác nhận

– Sản phẩm đã được đóng gói

– Sản phẩm được giao cho đơn vị vận chuyển

– Sản phẩm đã được lưu lại kho trung chuyển ( nếu đặt hàng thông qua các ứng dụng mua sắm)

– Đã nhận được hàng

Với từng trạng thái này, hệ thống sẽ tự động hóa các giai đoạn.đồng thời gửi email thông báo cho các phòng ban, đơn vị liên quan

Phân loại và thông báo khi tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng

Khi nhận được yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng giữ vai trò.chủ chốt tiếp nhận và giải quyết. Tuy nhiên, những vấn đề quan trọng hoặc quá phức tạp mà bộ phận chăm sóc.khách hàng không đủ khả năng, thẩm quyền giải quyết cần thông.báo và bàn giao lại cho các phòng ban liên quan. Với Workflow, hệ thống sẽ chủ động gửi email thông báo.đến các bộ phận cụ thể như: Ban giám đốc, kế toán, kỹ thuật, Marketing…

Kết nối hiệu quả các phòng ban công ty

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, phối hợp giữa các phòng ban là không thể thiếu. Với Workflow, việc tương tác và trao đổi giữa.các bộ phận được diễn thuận tiện và hiệu quả hơn. Chẳng hạn như khi nhân viên kinh doanh chốt đơn thành công. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến bộ phận sản.xuất để bắt đầu quá trình sản xuất sản phẩm dịch vụ cần thiết. Bộ phận kế toán được sẽ nhận được thông báo về công nợ thu chi…

Hy vọng những ví dụ này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn các tính năng phân luồng công việc Workflow trên hệ thống ABMS của chúng tôi. Là một phần mềm quản trị doanh nghiệp được phát triển từ các CRM hàng đầu. ABMS đã và đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp Việt. Để nhận tư vấn cụ thể hơn về phần mềm hãy liên hệ ngay số Hotline để được hỗ trợ tốt nhất nhé.

Smart Notification – Thông báo thông minh, tính năng này giúp bạn nhận được tất cả các.thông báo có liên quan theo đúng thời gian trong các trường hợp; đồng nghiệp.nhắc đến bạn, khách hàng mở xem email mà bạn gửi, các cuộc họp sắp diễn.ra hoặc một công việc cụ thể nào đó cần thực hiện, nhắc nhớ sinh nhật, hội hợp…

Với tính năng Smart Notification trên ABMS, bạn sẽ không phải bỏ lỡ bất kỳ.một sự kiện, công việc nào, cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Tính năng nhắc nhở hoạt động, thông báo công việc cần thực hiện

Cụ thể, với tính năng này, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở đến bạn trong các trường hợp sau:

– Thông báo cập nhật thông tin khách hàng.

– Thông báo khi có yêu cầu hỗ trợ mới từ khách hàng.

– Thông báo khi có bình luận mới vào những thông tin mà bạn đang theo dõi.

– Thông báo khi có thay đổi về tình trạng cơ hội đang theo dõi.

– Nhắc nhớ các công việc quá hạn, sắp đến hạn hoặc những công việc quan trọng,.giúp bạn không bị lỡ hoặc trễ việc.

– Nhắc nhở sinh nhật khách hàng để công tác chăm sóc khách hàng.của nhân viên được thực hiện hiệu quả và tận tâm nhất.

– Chi phí triển khai phần mềm ABMS thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác cũng chính nhờ mã nguồn mở, có thể viết theo từng module độc lập này. Vì vậy, ngay cả các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp có quy mô nhỏ, eo hẹp về kinh phí cũng có thể lựa chọn dùng sớm sản phẩm khi còn ít chức năng, và nâng cấp dần phần mềm để khai thác nguồn lực nhân viên tốt nhất.

Trong những năm gần đây, chúng ta đã chứng kiến sự bùng nổ của công nghệ thông tin cũng như sự phổ biến khi áp dụng các phần mềm để quản lý doanh nghiệp. ABMS là phần mềm tự động hóa doanh nghiệp đơn giản, dễ sử dụng mà đem lại nhiều hiệu quả cao. Dựa trên nền tảng mã nguồn mở của phần mềm VTIGER với cơ sở dữ liệu MySQL, ABMS cung cấp toàn bộ các giải pháp doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp quản lý nguồn lực của công ty một cách hiệu quả nhất.

ABMS có gì khác biệt so với các phần mềm quản trị khác tại Việt Nam:

– Hầu hết những phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay đều phát triển trên một nền tảng cố định, còn ABMS được phát triển dựa trên nhu cầu của khách hàng nên dễ dàng tùy biến theo hoạt động của từng doanh nghiệp. Khi được đưa vào hoạt động, do phần mềm dễ sử dụng nên ngay với những nhân sự vừa mới gia nhập vào công ty và chưa có đủ kiến thức về chuyên môn vẫn có thể hòa nhập nhanh chóng với quy trình và khối lượng công việc được giao.

 

Lợi ích của việc sử dụng ABMS

• Quản lý quy trình hiệu quả: giúp quản lý mọi các hoạt động của công ty, quản lý tập trung và điều phối các hoạt động của những bộ phận khác nhau nhằm tăng năng suất doanh nghiệp
• Nhắc việc thông minh: Hệ thống tự động nhắc nhở lịch công việc, dự án cần làm…giúp mọi người định hình được khối lượng, thời gian để hoàn thành các công việc này.
• Chăm sóc khách hàng chu đáo: lưu trữ thông tin, lịch sử, tình trạng chăm sóc các khách hàng đầy đủ.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: so với việc phải thuê nhiều nhân công để đảm bảo thời gian và năng suất làm việc, việc bỏ ra trước một số vốn biến doanh nghiệp thành bộ máy tự động với những quy chuẩn được đặt ra sẽ giúp giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh và thời gian làm việc.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm về phần mềm ABMS

Với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0, giải pháp ABMS đã ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để phát triển tính năng quản lý doanh nghiệp thông qua giọng nói. Đây được xem là một giải pháp sáng tạo và cực kỳ hữu ích cho phép các chủ doanh nghiệp điều khiển hoạt động công ty mình mọi lúc mọi nơi.

Quản lý doanh nghiệp bằng…giọng nói???

Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ, đặc biệt là sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp đang dần trở nên phổ biến. Tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được xử lý và sao lưu tự động trên hệ thống. Đối với các doanh nghiệp lớn, có nhiều cơ sở, nhiều chi nhánh, việc tập trung các dữ liệu như vậy sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng của cả doanh nghiệp. Nhưng hiện tại, các nhà lãnh đạo muốn xem thông tin hay lấy báo cáo đều phải đăng nhập vào hệ thống bằng laptop hoặc máy tính để bàn để tìm kiếm dữ liệu mình cần. Việc làm này thực sự bất tiện nếu họ đang phải di chuyển trên đường. Vậy để xử lý những trường hợp đó, các công ty đòi hỏi phải có một công cụ có thể quản lý và gửi thông báo một cách chính xác và kịp thời nhất. Tính năng quản lý doanh nghiệp bằng giọng nói của phần mềm tự động hóa doanh nghiệp – Giải pháp ABMS như một giải pháp tối ưu giúp bạn quản lý nhân viên công ty, lấy báo cáo thông tin nội bộ một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Hãy thử tưởng tượng trên tay bạn là chiếc smartphone được kết nối 3G, chỉ bằng vài thao tác nhỏ gọn, giải pháp ABMS với tính năng quản lý bằng giọng nói được tích hợp công nghệ AI cho phép người dùng có thể:

• Ra lệnh bằng giọng nói để lấy báo cáo
• Ra lệnh bằng giọng nói để tìm kiếm thông tin công ty
• Ra lệnh bằng giọng nói để kiểm tra tiến độ công việc

Việc nghiên cứu và ra đời tính năng quản lý doanh nghiệp thông qua giọng nói trong phần mềm tự động hóa ABMS thực sự là công cụ hữu dụng cho các doanh nghiệp, chứng tỏ hướng phát triển đúng đắn của INNOCOM trong việc hòa nhập với xu hướng công nghệ hiện đại toàn cầu.

Phần mềm ABMS là một giải pháp ERP toàn diện, hỗ trợ giải quyết các khó khăn trong việc quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Để doanh nghiệp hoạt động tốt, chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải có chuyên môn giỏi mà quan trọng, họ cần có tư duy và kỹ năng quản lý tốt. Với những kế hoạch được đặt ra, việc kiểm soát, phân bổ và theo dõi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp cần được xử lý một cách chuẩn xác để đem lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, việc hỗ trợ xử lý tốt các vấn đề của doanh nghiệp là việc mà không phải ai cũng có thể hoàn thành trong thời gian ngắn, đòi hỏi những cá nhân có đủ kiến thức, dày dặn kinh nghiệm. Giải pháp ABMS ra đời như cánh tay trái đắc lực, giúp chủ doanh nghiệp kiểm quản lý dễ dàng các nguồn lực với những tính năng vô cùng hữu ích.

 

1. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG, HỢP ĐỒNG

Liệu chúng ta có thể nhớ hết tất cả những đối tác, những khách hàng mình đã, đang và có thể sẽ hợp tác?

Liệu chúng ta có thể nhớ hết tất cả những thông tin mình từng trao đổi với họ?

Với ABMS, tất cả thông tin sẽ được lưu lại trên hệ thống CRM một cách khoa học, cụ thể:

• Tổng hợp toàn bộ thông tin bao gồm: Thông tin cá nhân như số điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh, sở thích…), nhu cầu (sản phẩm, dịch vụ ), thông tin dịch vụ (số lần giao dịch, các giai đoạn bán hàng …) giúp nhân viên sale hiểu rõ khách hàng mà mình giao dịch.
• Tự động phân chia khách hàng theo các tiêu chí (khách hàng doanh nghiệp, cá nhân…), giai đoạn ( tiềm năng, lâu năm …) thành từng nhóm tùy biến danh sách khách hàng để dễ dàng quản lý như một bản excel.
• Lưu trữ toàn bộ hợp đồng báo giá, tài liệu giao dịch, công nợ, hình ảnh… của từng khách hàng một cách cụ thể, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, tránh thất lạc.
• Chỉnh sửa, xuất file nhanh chóng (trước khi xuất có thể chỉnh sửa file trực tiếp trên hệ thống) giúp đẩy nhanh quá trình giao dịch.
• Thiết lập sẵn các form tài liệu báo giá, hợp đồng, đề xuất, gói dịch vụ được design chuyên nghiệp để gửi tới khách hàng. Nhân viên sale chỉ cần nhập số liệu, phần mềm sẽ tự động xuất form. Thời gian giao dịch với khách hàng sẽ được rút ngắn tối đa.

2. QUẢN LÝ MARKETING

Marketing là một hình thức không thể thiếu trong kinh doanh. Chính vì vậy, đầu tư vào quảng bá thương hiệu và dịch vụ luôn được các chủ doanh nghiệp chú trọng. Nếu doanh nghiệp của bạn có chiến lược marketing tốt, việc “bao phủ” thị trường sẽ chỉ là vấn đề thời gian và thật hữu ích làm sao, hệ thống quản lý marketing của ABMS với nhiều tính năng hữu dụng sẽ giúp bạn rút ngắn quá trình đó lại bằng cách:

– Tạo các chiến dịch Marketing tự động:

• Tạo chiến dịch Email, SMS Marketing tự động từ nguồn data khách hàng đã thu thập được…nhằm chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành người mua hàng.
• Tự động gửi mail, tin nhắn chúc mừng khách hàng nhân dịp sinh nhật, ngày lễ….Gửi các thông báo về dịch vụ, chương trình khuyến mại, thông tin quan trọng đến từng nhóm khách hàng .

– Tổng hợp, theo dõi các chiến dịch Marketing

• Tạo các chiến dịch khuyến mại, phân chia nhóm khách hàng được áp dụng, theo dõi hiệu quả chương trình khuyến mại.
• Tổng hợp được các số liệu của các chiến dịch một cách rõ ràng đầy đủ để đánh giá và phân tích hiệu quả của mỗi chiến dịch.

3. QUẢN LÝ KHO

Khi công nghệ chưa phát triển, việc quản lý hàng hóa chỉ được ghi chép bằng giấy mực hay cao cấp hơn là trên công cụ excel dễ khiến việc theo dõi số lượng hàng hóa nhầm lẫn. Giải pháp quản lý bằng phần mềm tự động hóa doanh nghiệp ABMS ra đời như một trợ lý chuyên nghiệp giúp kiểm soát, phân bổ và điều phối hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với các tính năng chính:

– Kiểm tra/thực hiện/tạo báo cáo cho các hoạt động xuất/nhập kho linh hoạt, chặt chẽ:

• Tạo form đơn hàng, lập phiếu, xuất phiếu mua hàng nhập kho… ngay từ trên phần mềm. Lưu lại thông tin phiếu xuất nhập bản mềm.
• Phân quyền cho các nhân viên mua hàng, bộ phận vận chuyển, kho bãi… Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng khi đến giai đoạn chịu trách nhiệm.
• Báo cáo công nợ các khoản triết khấu giảm trừ với nhà cung ứng. Nhắc nhở thời điểm thanh toán tạm ứng để chuẩn bị nguồn tiền.
• Báo cáo định kỳ hoạt động của bộ phận mua hàng.

– Theo dõi, quản lý quá trình cung ứng

• Theo dõi quá trình cung ứng về lô hàng, thời gian giao nhận, công nợ, chiết khấu của mỗi đơn vị, khả năng đáp ứng và chất lượng…
• Tổng hợp theo dõi thông tin của các đơn vị cung ứng, thông tin liên hệ, số lần giao dịch, địa chỉ và quy trình làm việc… dễ dàng truy xuất khi cần.
• Lên quy trình mua hàng, tiêu chuẩn đánh giá hàng nhập, phân quyền cho các nhân viên phụ trách làm việc với các đơn vị cung ứng đảm bảo hàng về đúng tiến độ và đạt chất lượng.
  

– Lưu trữ, cập nhật trạng thái sản phẩm, dịch vụ:

• Theo dõi và báo cáo các lô hàng mới/cũ/quá hạn/tồn kho để các bộ phận thiết lập kế hoạch mua hàng hiệu quả.
• Dễ dàng truy cập lấy số liệu hàng hóa từ mọi nơi thông qua ứng dụng trên di động, máy tính…

4. QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC

Sử dụng phần mềm doanh nghiệp ABMS giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh, nhiều cơ sở… quản lý công việc của mỗi cá nhân một cách hiệu quả:

– Theo dõi, nhắc nhở lịch làm việc

• Lưu trữ, cập nhật lịch làm việc của nhân viên trong công ty.
• Kiểm soát được giai đoạn, deadline từng công việc để có thể phân bố được lịch làm việc phù hợp.
• Tự tạo lịch làm việc dễ dàng hoặc đồng bộ lịch làm việc với Google Calendar để tự động nhắc nhở khi gần tới lịch.

– Kiểm tra, đánh giá năng suất làm việc

• Chia sẻ lịch làm việc cá nhân, bộ phận để cấp quản lý có thể theo dõi hoạt động của các nhân sự trong bộ phận của mình, kịp thời tham gia điều chỉnh khi cần thiết.
• Dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc thông qua theo dõi số lượng công việc, tiến độ hoàn thành các công việc so với những yêu cầu đặt ra từ ban đầu. Là cơ sở để tính lương.

– Báo cáo, tổng kết công việc

• Qua theo dõi lịch làm việc của nhân viên cập nhật lên module calendar, cấp quản lý có thể tổng kết được những công việc nhân viên đã làm trong 1 tuần/1 tháng
• Nhân viên cũng có thể báo cáo công việc bản thân qua module calendar

5. QUẢN LÝ LỆNH SẢN XUẤT

Mỗi doanh nghiệp đều xây dựng một quy trình hoạt động riêng, với khả năng tùy biến các tính năng, hệ thống quản lý của ABMS sẽ giúp bạn:

– Quản lý công việc của từng người

• Bộ phận quản lý hệ thống sau khi nhận thông tin về lệnh sản xuất mới sẽ nhập lên các yêu cầu và phân quyền cụ thể cho nhân sự thực hiện yêu cầu đó
• Bất cứ lúc nào người phân việc cũng có thể biết được tình hình thực hiện công việc đang đến giai đoạn nào để đưa ra quyết định quản trị.

– Sắp xếp lệnh sản xuất hợp lí, rõ ràng, thống nhất:

• Tùy theo mức độ quan trọng/nghiêm trọng của công việc mà nhân viên có thể bố trí thời gian hoàn thành đúng thời hạn đề ra.
• Lệnh sản xuất được thực hiện theo từng bước, được tô màu theo trạng thái/deadline để nhà quản trị dễ dàng theo dõi. Mỗi bước trong lệnh sản xuất đó đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

6. QUẢN LÝ TÀI LIỆU

Việc tập trung tất cả các dữ liệu của công ty trên hệ thống ABMS giúp mọi người dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu:

– Tải tài liệu lên trên hệ thống mọi lúc mọi nơi

• Hệ thống nhập file tài liệu exel dễ dàng, chính xác theo từng trường giúp thuận tiện cho việc theo dõi.
• Hỗ trợ tải các file tài liệu word, pdf, powerpoint,… hay thậm chí cả file code một cách nhanh chóng.

– Lưu trữ các file được tải lên trên hệ thống hoặc liên kết từ các link Online ngoài

• Lưu trữ toàn bộ hợp đồng báo giá, tài liệu giao dịch, công nợ, hình ảnh….với một khách hàng cụ thể, dễ dàng tìm kiếm khi cần, tránh thất lạc.
• Tạo các form với website để nhận thông tin khách hàng đăng ký website.
• Chức năng cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như Hợp đồng, Dự án…

Với tất cả các tính năng trên, phần mềm tự động hóa doanh nghiệp ABMS là một lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, phát triển bền vững.

Các chuyên gia ngân hàng thế giới về doanh nghiệp vẫn hay “nói đùa” rằng: “Việt Nam là mô hình kỳ lạ nhất thế giới: Nước… không chịu phát triển.” Đó là một câu giỡn khá chua chát nhưng lại mô tả đúng về thực trạng hiện tại của nước ta.

Trong khi nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày một phát triển, người người nhà nhà đều không thể sống thiếu công nghệ thì nhiều doanh nghiệp Việt Nam lại không biết áp dụng công nghệ để quản lý doanh nghiệp mình. Lý do thì rất nhiều: Có thể do họ đã quen với những phương thức quản lý cũ. Có thể, họ ngại những thay đổi mới làm xáo trộn trình tự tư duy trước giờ của họ. Có thể, họ tự tin rằng mô hình hoạt động của doanh nghiệp của họ bấy giờ đủ đơn giản để quản lý tốt chỉ bằng vài phương thức thủ công trên excel hay google sheets ngày xưa. Cũng có thể, họ chỉ đơn thuần muốn tiết kiệm do chi phí để cài đặt phần mềm tự động hóa doanh nghiệp cũng không phải là một con số nhỏ…

Nhưng họ không biết, đấy là những tư duy sai lầm. Chính những tư duy này sẽ khiến các chủ doanh nghiệp rơi vào vòng xoáy ma trận giữa vô vàn các dữ liệu ngổn ngang, lộn xộn, không theo một thứ tự sắp xếp nào cả. Nếu doanh nghiệp của bạn đã và đang gặp phải tình huống này thì đây là lúc bạn nên ngồi lại để tìm kiếm một giải pháp riêng cho mình.

Và ABMS – Phương pháp quản lý doanh nghiệp ALL IN ONE là một gợi ý dành cho bạn. ABMS được công ty công nghệ và tư vấn doanh nghiệp Innocom nghiên cứu và phát triển dựa trên nền tảng Vtiger CRM với nhiều tính năng nổi bật như: 

– Chăm sóc khách hàng: Quản lý danh sách khách hàng, dễ dàng tìm kiếm lại các lịch sử giao dịch, lưu trữ hoạt động, tài liệu, lịch hẹn với khách hàng theo thời gian, chăm sóc khách hàng cũ, khách hàng tiềm năng.

– Tự động hóa Marketing: Tạo các chiến lược Marketing hiệu quả nhờ các công cụ như sms marketing, email marketing…tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng.

– Bán hàng: Quản lý quá trình kinh doanh của đội ngũ sale. Tự động nhắc lịch làm việc. Xuất các tài liệu, báo giá, đề xuất….theo form được thiết lập sẵn. Kết nối tổng đài sale.

– Quản lý hệ thống: Tự động hóa quy trình vận hành, phân quyền các cấp bảo mật. Xuất dữ liệu thống kê, báo cáo, và tự động gửi mail theo định kỳ.

– Quản lý cung ứng: Quản lý các mặt hàng sản phẩm, lưu trữ, cập nhật trạng thái các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Xuất báo cáo tồn kho định kì.

– Quản lý nhân sự: Quản lý năng suất,, hiệu quả công việc cũng như tiến độ làm việc của đội ngũ công, nhân viên.

Đặt biệt, phần mềm tự động hóa doanh nghiệp ABMS còn có khả năng tùy biến, may đo theo nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.

Làm chủ một doanh nghiệp chưa bao giờ là điều dễ dàng, bởi họ là những người lãnh đạo gánh trên vai trọng trách vô cùng lớn: một là đưa con thuyền doanh nghiệp của họ vượt qua giông tố và tiến lên, hai là chết chìm trong biển kinh tế cạnh tranh khốc liệt bấy giờ. Chính vì vậy, làm thế nào để quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất vẫn là nỗi trăn trở hàng đầu của mỗi người chủ doanh nghiệp.

Theo mô hình quản lý cũ ngày xưa, các chủ doanh nghiệp thường chọn cách quản lý theo mô hình “đoàn tàu”. Có nghĩa họ sẽ đóng vai trò giống như đầu tàu, định hướng, chạy mở đường và kéo toàn bộ “toa tàu” phía sau. Chính vì vậy, tàu sẽ không thể chạy nhanh được. Chưa kể, nếu như chủ doanh nghiệp thiếu sáng suốt, định hướng không đúng đắn, sẽ khiến cả đoàn tàu chạy trật đường ray. Khi đó, dù có muốn thay người lái tàu cũng chưa chắc đã tìm được người phù hợp để thay thế. Vì vậy, rất nhiều nhà quản lý đã từ bỏ mô hình đoàn tàu để chuyển sang mô hình “con cua”. Mô hình này sẽ xem cả doanh nghiệp như một “con cua”, các bộ phận và các cá nhân chính là các chân, còn người lãnh đạo là hai chiếc càng. Khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp sẽ di chuyển như một con cua, phối hợp nhịp nhàng 8 chân và 2 càng, nếu chẳng may mất đi một vài chiếc chân hay 1-2 chiếc càng, chúng vẫn ko bị ảnh hưởng nhiều.

Vậy, để các phòng ban phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đồng bộ, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý hiệu quả nhờ áp dụng các phần mềm quản trị. Việc áp dụng công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt toàn bộ nguồn nhân lực, tài sản hiện có. Nhờ đó, các nhà lãnh đạo có thể phân chia, lên kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân, bộ phận mà không tón quá nhiều thời gian. Khi cần thiết phải thay đổi một công việc nào đó, các công việc khác sẽ được tự động thay đổi theo hoặc được thông báo để các nhà lãnh đạo điều chỉnh kịp thời.

Thực tế chứng minh, việc áp dụng phần mềm quản trị không chỉ giúp các nhà lãnh đạo quản lý toàn bộ doanh nghiệp một cách dễ dàng mà còn giúp mỗi cá nhân nhìn nhận được khả năng của bản thân thông qua việc so sánh mục tiêu và kết quả đạt được. Việc sử dụng phần mềm sẽ nâng cao tính công bằng, dân chủ, minh bạch trong các hoạt động sản xuất, khuyến khích mỗi thành viên trong doanh nghiệp cống hiến hết khả năng và hưởng thụ thành quả một cách xứng đáng.

Hiện nay, nhận thấy nhiều ưu điểm tuyệt vời của việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, nhiều Công ty nghiên cứu lĩnh vực công nghệ thông tin trong nước đã cho ra đời rất nhiều những giải pháp phần mềm để phục vụ cho các doanh nghiệp Việt. Công ty TNHH công nghệ và tư vấn doanh nghiệp Innocom hân hạnh giới thiệu phần mềm tự động hóa doanh nghiệp ABMS với hơn 150 module có thể tùy biến may đo phù hợp với từng yêu cầu của các doanh nghiệp.

Hiện nay, khái niệm về hệ thống ERP vẫn là một khái niệm mơ hồ đối với nhiều người. Có những doanh nghiệp nói họ đang sử dụng ứng dụng ERP, nhưng thực ra họ chỉ đang triển khai một vài Module nghiệp vụ nào đó để quản lý cho doanh nghiệp mình, hoặc sử dụng các giải pháp phần mềm của nhiều hãng khác nhau sau đó kết hợp chúng lại một cách rời rạc, lỏng lẻo để rồi tuyên bố hùng hồn rằng “Công ty của chúng tôi đang ứng dụng ERP”? Vậy chúng ta hãy cùng nhau đọc bài viết này để phân tích và hiểu rõ hơn về các từ ngữ cấu thành ERP.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp. Nó là phần mềm hỗ trợ quản lý các hoạt động của công ty bao gồm: hỗ trợ kế toán, phân tích tài chính, quản lý kho hàng, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, theo dõi đơn hàng, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, v.v… Mục tiêu của phần mềm này là hợp nhất số liệu của các hoạt động riêng rẽ để kiểm soát và đảm bảo nguồn lực doanh nghiệp vận hành ổn định theo các kế hoạch đã được hoạch định sẵn.

R: Resource (Tài nguyên): Trong kinh tế có thể hiểu là nguồn lực (nhân sự, tài chính, công nghệ, phần cứng, dữ liệu, thông tin,…) Vì vậy ứng dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải làm sao biến các nguồn lực này thành tài nguyên có giá trị. Cụ thể:

• Doanh nghiệp phải hoạch định và xây dựng các kế hoạch để khai thác nguồn lực đạt hiệu quả cao nhất.
• Doanh nghiệp phải thiết lập được các quy trình để các bộ phận có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau.
• Doanh nghiệp phải luôn cập nhật thông tin, tình trạng nhân lực một cách kịp thời và chính xác.

P (Planning – Hoạch định): Là một khái niệm khá quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Chúng ta luôn phải tính toán các kế hoạch để sản xuất hợp lý cũng như xem xét các khả năng phát sinh trong quá trình kinh doanh để điều hành nguồn lực của doanh nghiệp.

E: Enterprise (Doanh nghiệp) là mục đích cuối cùng của hệ thống ERP để kết hợp làm sao tất cả các chức năng nghiệp vụ của các phòng ban vào chung một hệ thống duy nhất có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc áp dụng hệ thống ERP vào quản lý doanh nghiệp

1. Thu thập thông tin chính xác

ERP giúp các lãnh đạo dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị tin cậy để phân tích tình hình tài chính và các hoạt động của công ty. Từ đó, họ có thể đưa ra những quyết định, hướng đi sáng suốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Hơn nữa, hệ thống ERP sẽ tập trung các dữ liệu từ các phòng ban vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung để các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin
một cách dễ dàng.

2. Tăng hiệu quả sản xuất

Phần mềm ERP giúp doan nghiệp không phải lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công, hạn chế các sai sót trong việc tính toán. Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong các quy trình sản xuất. Nhờ đó, chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ được giảm đi đáng kể, tăng hiệu quả sản xuất cho công ty

3. Chính xác hóa công tác kế toán

Phân hệ kế toán của ERP sẽ giúp nhân viên kiểm toán cùng các cán bộ quản lý cấp cao kiểm tra chính xác các quy trình kế toán, giúp doanh nghiệp giảm bớt những sai sót mà nhân viên vẫn thường gặp phải trong cách hoạch toán thủ công

4. Quản lý nhân sự hiệu quả

Các doanh nghiệp sẽ không phải đau đầu nhiều trong việc giảm thiểu sai sót, gian lận trong việc tính lương mỗi khi cuối tháng hay vào các dịp lễ tết. Khi đã được thiết lập sẵn quy trình, việc tính lương sẽ trở lên đơn giản hơn rất nhiều.

5. Lên kế hoạch kinh doanh rõ ràng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ yêu cầu các công ty có kế hoạch rõ ràng cho các quy trình kinh doanh để phân công hoạt động tác nghiệp hàng ngày hiệu quả, giảm bớt những quy trình rối rắm của công ty

6. Quản lý kho hàng

Phần mềm tự động hóa ERP cho phép doanh nghiệp quản lý quá trình xuất nhập hàng hóa cũng như theo dõi hàng tồn một cách chính xác, nhờ đó tăng hiệu quả sản xuất và giảm nhu cầu vốn lưu động.

Trong thời buổi công nghệ 4.0 hiện nay, việc sử dụng phần mềm tự động hóa doanh nghiệp để quản lý kinh doanh đã tạo nên một cuộc cách mạng lớn trong việc cải tổ cách thức hoạt động, gia tăng hiệu suất làm việc cho các doanh nghiệp. 

Sơ lược về phần mềm ABMS

Giải pháp phần mềm ABMS là một giải pháp ERP toàn diện với hơn 150 Module có thể tùy biến theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, hỗ trợ các nhà lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp và hỗ trợ các bộ phận của doanh nghiệp những thao tác nghiệp vụ theo quy chuẩn và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Phần mềm ABMS được tạo dựng trên nền tảng VITIGER với cơ sở dữ liệu MySQL. Đây là một phần mềm ALL IN ONE tích hợp tất cả những Module chức năng như marketing, sale, kho, đặt hàng… của tổ chức vào trong một hệ thống quản trị duy nhất. Khi áp dụng trong quản trị doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban sẽ được phân quyền truy cập rõ ràng trong từng tính năng nhằm bảo mật dữ liệu khi tất cả mọi người đều cùng sử dụng chung một hệ thống phần mềm.

Bí quyết quản trị doanh nghiệp

Trong xu hướng phát triển công nghệ thông tin hiện nay. Việc doanh nghiệp áp dụng các giải pháp phần mềm để quản lý hệ thống kinh doanh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc của từng bộ phận, cá nhân một cách chặt chẽ, chính xác cũng như thông báo kịp thời về tình hình hiện tại của doanh nghiệp nhờ khả năng truy xuất, thống kê tài liệu, tra cứu mọi lúc mọi nơi.

Ví dụ, khi có một đơn hàng mới, nhân viên kinh doanh sẽ có tất cả các thông tin cần thiết về đơn hàng để lưu lại và hoàn tất các đơn đặt hàng trên hệ thống, các giao dịch của doanh nghiệp với nhà cung cấp, tạo mới và quản lý các bảng giá để báo giá phù hợp với đối tượng khách hàng. Sau đó, số lượng hàng hóa đã làm việc với nhà cung cấp sẽ được cập nhật lại trạng thái, tiến độ hàng được xuất hoặc luân chuyển giữa các kho. Cứ thế, hệ thống sẽ tự động chuyển đến bộ phận xử lý tiếp theo theo chu trình đã được lên kế hoạch sẵn.

Những lợi ích tuyệt vời khi triển khai ứng dụng Phần mềm quản lý doanh nghiệp ABMS

1. Nhắc việc, quản lý thông tin

Việc nhân viên kinh doanh quên mất mình phải liên hệ hay trao đổi lại công việc với khách hàng khiến thất thoát đi một lượng lớn khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Đừng quá lo lắng vì giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ABMS sẽ tự động nhắc nhở lịch công việc hàng ngày của từng bộ phận, từng cá nhân cũng như quản lý thông tin, lưu lại lịch sử chăm sóc khách hàng để dễ theo dõi.

2. Quản lý quy trình

Các nhà lãnh đạo thường hay đau đầu vì không quản lý hết được đầu việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Nắm bắt được những lo ngại này, phần mềm quản lý quy trình ABMS sẽ giúp các cấp quản lý dễ dàng giám sát và hỗ trợ kịp thời các biến cố xảy ra trong quá trình hoạt động nhờ Module thiết lập tuần tự các bước thực hiện công việc cũng như quy trình duyệt và báo cáo thay vì bắt đầu từ một chu trình thủ công trên giấy tờ với các khay tài liệu cần xác nhận hết cấp này đến cấp khác. Với quá nhiều bước và quy trình như vậy dễ dẫn đến việc thất lạc tài liệu, làm chậm trễ tiến độ các dự án khéo theo nhiều hậu quả khác.

3. Chăm sóc khách hàng

Email Marketing hay tin nhắn SMS được tích hợp trong phần mềm với các template được soạn sẵn nhằm tạo ra các chiến dịch quảng bá thương hiệu hay chăm sóc khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Sau chiến dịch, người dùng có thể kiểm tra, cập nhật kết quả thực tế của chiến dịch để phân tích, so sánh, tổng kết và báo cáo

4. Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian

Bỏ ra một số tiền lớn để triển khai một phần mềm tự động hóa doanh nghiệp luôn khiến nhiều lãnh đạo lo lắng. Nhưng nếu nghĩ xa hơn, việc áp dụng công nghệ vào hệ thống kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Nhân viên của bạn không phải ngồi hàng giờ để tổng hợp lại công việc để gửi báo cáo, bộ phận kinh doanh cũng ko mất quá nhiều thời gian để soạn thảo hợp đồng, báo giá gửi đến khách hàng…. Hơn nữa, khi lập trình hệ thống ABMS, doanh nghiệp cũng không cần thuê đội ngũ lập trình riêng để quản lý các Module vì chúng tôi sẽ thiết lập quy trình kinh doanh chuẩn có thể chạy tự động trên hệ thống và bất cứ ai cũng có thể sử dụng thành thạo được.

5. Mở rộng hệ thống, xây dựng quy trình theo cách riêng của bạn

Việc ứng dụng công nghệ thông tin để điều hành các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp  vẫn còn một vài bất cập do cách xây dựng hệ thống chưa được tối ưu nên khi đưa vào hoạt động chưa mang lại hiệu quả như kỳ vọng. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm doanh nghiệp ABMS cho phép thiết lập theo từng block hoạt động riêng của mỗi doanh nghiệp cũng như kết nối với các hệ thống khác đã có sẵn giúp phát huy tối đa các hoạt động kinh doanh và quản trị của doanh nghiệp

Hãy liên hệ với chúng tôi để có được những tư vấn tốt nhất và chọn lựa cho mình những tính năng phù hợp với quy mô cũng như nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Dù doanh nghiệp bạn đang ở vị trí nào, Innocom vẫn sẽ cam kết mang lại sự trợ giúp đắc lực nhất bởi thành công của bạn là niềm vinh dự của chúng tôi.

Đa số các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm Excel hay sổ sách ghi chép theo dõi quản lý việc bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự,….đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, việc sử dụng phương thức quản lý truyền thống này bộc lộ rất nhiều điểm yếu như khó khăn trong việc truy xuất xuất nhập tồn kho, công nợ, doanh thu, mất nhiều nhân sự và thời gian mà thường xuyên xảy ra sai sót. Chủ doanh nghiệp khó khăn trong việc quản lý bao quát, tình hình kinh doanh, bán hàng cũng như quản lý nội bộ doanh nghiệp. Việc quản lý chăm sóc khách hàng không tốt rất dễ làm mất khách hàng.

Để khắc phục tình trạng trên cần có phần mềm tích hợp tất cả chức năng quản lý trong một doanh nghiệp mà không làm phân tán bằng việc sử dụng một lúc quá nhiều phần mềm riêng biệt. Phần mềm ABMS ra đời giải quyết bài toán khó này của các doanh nghiệp. Được hoàn thiện gần như một giải pháp ERP, phần mềm ABMS giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, nhân sự cho quản lý doanh nghiệp.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Với việc sử dụng phần mềm ABMS bạn không cần có mặt tại văn phòng vẫn có thể quản lý công việc kinh doanh, nhân sự của công ty. Việc quản lý doanh nghiệp sẽ thống nhất toàn bộ các quy trình tạo sự thống nhất dễ dàng cho quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing của công ty.

Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc giám sát cho cấp quản lý. Khi nhân viên gửi cho bạn bảng lương bằng file xls, rất có khả năng trong đó có một lỗi xuất hiện ở đâu đó. Làm sao bạn phát hiện ra? Hoặc làm lại từ đầu, hoặc tìm cách đối chiếu với các bảng lương cũ. Nếu bạn sử dụng phần mềm chấm công- tính lương, mọi thứ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều cho nhà quản lý, khi phần mềm rất ít khi cho phép người dùng làm sai.

Sử dụng phần mềm và qui trình, sẽ giúp quá trình đào tạo nhân viên mới được nhanh hơn, và chuẩn xác hơn. Nhân viên mới không cần học lý thuyết khô khan, cái họ cần học, là làm từng bước theo quy trình có sẵn.

Sử dụng phần mềm giúp việc hoạch định được thực hiện tốt hơn, nhờ khả năng cung cấp thông tin của phần mềm. Phần mềm tính lương sẽ cung cấp các báo cáo về thu nhập của nhân viên trong năm qua (lương, thưởng, phụ cấp các loại, tiền hỗ trợ …). Phần mềm quản lý tài chính, kế toán giúp bạn có được dữ liệu nhanh chóng khi hoạch định chiến lược doanh thu, chi phí cho năm sau. Nếu không, bạn sẽ phải đợi chờ các bộ phận tìm kiếm lại dữ liệu rải rác khắp nơi.

Sử dụng phần mềm quản lý, sẽ giúp việc cải tiến được diễn ra hiệu quả hơn, nhờ có định hướng. Bạn sẽ dễ dàng đưa ra ý tưởng cải tiến một bước trong qui trình, hơn là đưa ra ý tưởng “làm sao để tăng doanh số“.

Đơn vị nào cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp uy tín

Innocom với 9 năm kinh nghiệm, là đối tác của rất nhiều doanh nghiệp lớn chúng tôi mang đến giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Phần mềm dễ dàng tùy biến theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp giúp việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ dễ dàng đến thế.