Hiện nay, khái niệm về hệ thống ERP vẫn là một khái niệm mơ hồ đối với nhiều người. Có những doanh nghiệp nói họ đang sử dụng ứng dụng ERP, nhưng thực ra họ chỉ đang triển khai một vài Module nghiệp vụ nào đó để quản lý cho doanh nghiệp mình, hoặc sử dụng các giải pháp phần mềm của nhiều hãng khác nhau sau đó kết hợp chúng lại một cách rời rạc, lỏng lẻo để rồi tuyên bố hùng hồn rằng “Công ty của chúng tôi đang ứng dụng ERP”? Vậy chúng ta hãy cùng nhau đọc bài viết này để phân tích và hiểu rõ hơn về các từ ngữ cấu thành ERP.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp. Nó là phần mềm hỗ trợ quản lý các hoạt động của công ty bao gồm: hỗ trợ kế toán, phân tích tài chính, quản lý kho hàng, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, theo dõi đơn hàng, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, v.v… Mục tiêu của phần mềm này là hợp nhất số liệu của các hoạt động riêng rẽ để kiểm soát và đảm bảo nguồn lực doanh nghiệp vận hành ổn định theo các kế hoạch đã được hoạch định sẵn.

R: Resource (Tài nguyên): Trong kinh tế có thể hiểu là nguồn lực (nhân sự, tài chính, công nghệ, phần cứng, dữ liệu, thông tin,…) Vì vậy ứng dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải làm sao biến các nguồn lực này thành tài nguyên có giá trị. Cụ thể:

• Doanh nghiệp phải hoạch định và xây dựng các kế hoạch để khai thác nguồn lực đạt hiệu quả cao nhất.
• Doanh nghiệp phải thiết lập được các quy trình để các bộ phận có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau.
• Doanh nghiệp phải luôn cập nhật thông tin, tình trạng nhân lực một cách kịp thời và chính xác.

P (Planning – Hoạch định): Là một khái niệm khá quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Chúng ta luôn phải tính toán các kế hoạch để sản xuất hợp lý cũng như xem xét các khả năng phát sinh trong quá trình kinh doanh để điều hành nguồn lực của doanh nghiệp.

E: Enterprise (Doanh nghiệp) là mục đích cuối cùng của hệ thống ERP để kết hợp làm sao tất cả các chức năng nghiệp vụ của các phòng ban vào chung một hệ thống duy nhất có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc áp dụng hệ thống ERP vào quản lý doanh nghiệp

1. Thu thập thông tin chính xác

ERP giúp các lãnh đạo dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị tin cậy để phân tích tình hình tài chính và các hoạt động của công ty. Từ đó, họ có thể đưa ra những quyết định, hướng đi sáng suốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Hơn nữa, hệ thống ERP sẽ tập trung các dữ liệu từ các phòng ban vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung để các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin
một cách dễ dàng.

2. Tăng hiệu quả sản xuất

Phần mềm ERP giúp doan nghiệp không phải lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công, hạn chế các sai sót trong việc tính toán. Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong các quy trình sản xuất. Nhờ đó, chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ được giảm đi đáng kể, tăng hiệu quả sản xuất cho công ty

3. Chính xác hóa công tác kế toán

Phân hệ kế toán của ERP sẽ giúp nhân viên kiểm toán cùng các cán bộ quản lý cấp cao kiểm tra chính xác các quy trình kế toán, giúp doanh nghiệp giảm bớt những sai sót mà nhân viên vẫn thường gặp phải trong cách hoạch toán thủ công

4. Quản lý nhân sự hiệu quả

Các doanh nghiệp sẽ không phải đau đầu nhiều trong việc giảm thiểu sai sót, gian lận trong việc tính lương mỗi khi cuối tháng hay vào các dịp lễ tết. Khi đã được thiết lập sẵn quy trình, việc tính lương sẽ trở lên đơn giản hơn rất nhiều.

5. Lên kế hoạch kinh doanh rõ ràng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ yêu cầu các công ty có kế hoạch rõ ràng cho các quy trình kinh doanh để phân công hoạt động tác nghiệp hàng ngày hiệu quả, giảm bớt những quy trình rối rắm của công ty

6. Quản lý kho hàng

Phần mềm tự động hóa ERP cho phép doanh nghiệp quản lý quá trình xuất nhập hàng hóa cũng như theo dõi hàng tồn một cách chính xác, nhờ đó tăng hiệu quả sản xuất và giảm nhu cầu vốn lưu động.