ABMS cho Tư vấn du học

Những khó khăn trong quá trình vận hành công ty tư vấn du học

Có thể nói, du học hiện là xu hướng học tập ngày càng được giới trẻ lựa chọn. Cũng từ nhu cầu đó, đã có vô số công ty tư vấn du học xuất hiện, hỗ trợ học sinh để tiếp cận và chạm đến ước mơ của mình. Nhưng cũng như nhiều ngành nghề kinh doanh khác, hoạt động của các công ty Tư vấn du học cũng gặp phải khá nhiều trở ngại từ các vấn đề phát sinh. 

Đầu tiên, để đáp ứng được nhu cầu học tập ở khắp các quốc gia phát triển trên thế giới, lượng thông tin về các trường học, khóa học cũng như học bổng của mỗi một đơn vị Tư vấn du học là rất khổng lồ. Chưa kể đến, các nhân viên công ty còn phải quản lý cả các thông tin, hồ sơ tiếng Anh lẫn tiếng Việt, các email trao đổi, tương tác với đại diện trường học quốc tế, cùng nhiều loại hồ sơ, giấy tờ liên quan khác. Mỗi một học viên lại đăng ký một ngành nghề, trường học và quốc gia khác nhau. Từ lượng thông tin dữ liệu khổng lồ này, các công ty tư vấn du học phải xây dựng được một quy trình quản lý khoa học và thật sự hiệu quả để có thể kiểm soát được, cũng như giúp cho quá trình tư vấn, chăm sóc học viên được diễn ra suôn sẻ.

Bên cạnh đó, các công tác về kế toán và công nợ cũng là vấn đề cần được tối ưu hóa của các công ty tư vấn du học. Với mỗi một hợp đồng du học của học viên, đơn vị phải quản lý một khoản tiền khá lớn. Khoản tiền này lại phải được chuyển cho nhiều đơn vị liên quan như học phí khóa học đã đăng ký, tiền mở thẻ và gửi ở ngân hàng quốc gia sẽ đến du học, vé máy bay, phí làm thủ tục, hồ sơ du học… Chính vì thế, bộ phận kế toán cần phải thật sự chuyên nghiệp và thận trọng trong quá trình quản lý và theo dõi dòng tiền, công nợ của công ty, tránh xảy ra các sai sót, thất thoát không đáng có. Việc này không chỉ làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của công ty, mà còn làm mất uy tín với học viên, phụ huynh.

Quy trình hoạt động của công ty Tư vấn du học

Bước 1: Thực hiện các chiến dịch Marketing để tìm kiếm khách hàng

Bộ phận Marketing xây dựng và thực hiện các chiến dịch tiếp thị trên nhiều kênh như Facebook, Zalo, Website, Landing page… Nguồn dữ liệu khách hàng thu thập được sẽ được đồng bộ và tổng hợp thành một danh sách khách hàng thô, sau đó phân bổ cho từng nhân viên kinh doanh, tư vấn du học.

Bước 2: Tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng

Nhân viên tư vấn du học tiếp cận các học viên thông qua việc gọi điện, gửi tin nhắn Thương hiệu, Email… Bên cạnh đó, công ty cũng tổ chức các buổi hội thảo, meeting về các vấn đề liên quan đến du học, các buổi trao đổi, tương tác với đại diện các trường trên thế giới để thu hút khách hàng thật sự tiềm năng để tư vấn, trao đổi hướng đến chuyển đổi thành cơ hội bán hàng. Các thông tin chủ yếu cần thu thập được từ học viên, phụ huynh học viên thường bao gồm: thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kết quả học tập, kinh nghiệm làm việc, mục tiêu du học, tài chính, trường học, ngành học, khóa học hoặc quốc gia, tỉnh bang muốn du học…

Bước 3: Chốt sale và ký kết hợp đồng du học

Trao đổi cụ thể với các học viên để chốt sale và ký kết hợp đồng cụ thể dựa trên các thỏa thuận giữa hai bên.

Bước 4: Theo dõi và thanh toán

Hỗ trợ học viên trong các công tác đăng ký học, xin thư mời nhập học, làm hồ sơ xin visa, mua vé máy bay, đóng học phí, thuê nhà… Nhân viên tư vấn cũng thông báo và nhắc nhớ đến khách hàng khi đến từng giai đoạn thanh toán.

Bước 5: Chăm sóc học viên sau khi nhập học

Gọi điện gửi email đến học viên hỏi thăm về tình hình học tập, sinh sống và hòa nhập ở nước ngoài, hỗ trợ các vấn đề trong phạm vi hợp đồng. Bên cạnh đó, công ty cũng gửi email để khảo sát về mức độ hài học của học viên và phụ huynh học viên về dịch vụ tư vấn du học.

Bước 6: Thống kê báo cáo

Tổng hợp dữ liệu và báo cáo định kỳ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, doanh thu, công nợ cũng như công tác chăm sóc học viên.

Tính năng đề xuất trên ABMS cho Tư vấn du học

Quản lý sản phẩm dịch vụ

• Quản lý thông tin các khóa học, trường học
• Quản lý các chương trình ưu đãi, chính sách hỗ trợ
• Quản lý học bổng
• Chính sách liên quan

Quản lý và chăm sóc học viên

• Danh sách học viên đã ký hợp đồng
• Danh sách học viên đang hỗ trợ
• Danh sách các trường/ khóa học đã đăng ký
• Liên hệ, tương tác với đại diện trường đã đăng ký
• Các dịch vụ hỗ trợ hồ sơ, thủ tục xin visa
• Công tác hỗ trợ nhà ở, học tập ở nước du học

Quản lý tiếp thị

• Tự động hóa tiếp thị với các công cụ hỗ trợ bao gồm: tổng đài Call Center, SMS Brandname hàng loạt, Email tự động hàng loạt
• Tích hợp đa kênh để thu thập thông tin và đồng bộ về hệ thống ABMS cho tư vấn du học
• Lưu trữ và phân bổ danh sách khách hàng tiềm năng
• Đánh giá hiệu quả chiến dịch tiếp thị

Quản lý hợp đồng

• Quản lý danh sách hợp đồng, hồ sơ học viên, thư mời nhập học…
• Hoa hồng 
• Hồ sơ xuất cảnh, visa
• Hồ sơ, thông tin hỗ trợ học viên sau khi nhập học

Báo cáo thống kê ABMS cho tư vấn du học

• Báo cáo hiệu quả các chiến dịch tiếp thị
• Báo cáo data dữ liệu học viên
• Báo cáo KPI
• Báo cáo chăm sóc học viên
• Báo cáo thu – chi, công nợ, doanh thu
• Báo cáo kinh doanh định kỳ
• Các báo cáo khác liên quan