Khó khăn trong quản lý hoạt động của ngành Thiết kế nội thất – Xây dựng
- Khó khăn trong việc phân bổ thời gian thực hiện: Đây là vấn đề mà hầu như tất cả các công ty thiết kế thi công nội thất đều gặp phải. Việc không phân bổ thời gian hợp lý có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoàn thành công việc, tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp và gây mất uy tín của công ty trong mắt khách hàng. Hơn nữa, phân bổ thời gian không hợp lý còn rất dễ làm giảm hiệu quả và hiệu suất công việc của cá nhân cũng như đội nhóm.
- Quản lý ngân sách: Với nhiều công việc được thực hiện và thực hiện trong thời gian dài, việc quản lý ngân sách trong quá trình thiết kế nội thất – xây dựng công trình của các công ty cũng đòi hỏi nhà quản lý cần có chuyên môn cao và thật sự cẩn trọng. Bên cạnh đó, các chi phí phát trinh trong quá trình thực hiện cũng làm cho quá trình quản lý thu – chi, công nợ của công ty thiết kế nội thất – xây dựng trở nên phức tạp hơn.
Quy trình ABMS cho Thiết kế nội thất – Xây dựng
Bước 1: Thực hiện các chiến dịch tiếp thị
Nhân viên Marketing xây dựng và thực hiện các chiến dịch tiếp thị trực tiếp trên hệ thống. Tích hợp đa kênh hiệu quả và đồng bộ thông tin về hệ thống một cách chính xác, chống trùng lặp và sai sót thông tin. Bên cạnh đó, các công cụ hỗ trợ như tổng đài Call Center, SMS và Email Marketing cũng được sử dụng linh hoạt.
Bước 2: Tiếp cận, tư vấn khách hàng tiềm năng
Từ danh sách khách hàng tiềm năng được phân bổ, từng nhân viên sales sẽ tiến hành tiếp cận và tư vấn các thông tin sản phẩm về hàng công nghiệp, các loại vật liệu xây dựng, sản phẩm dịch vụ B2B khác tùy theo từng nhu cầu cụ thể.
Bước 3: Gặp gỡ khách hàng, thảo luận ý tưởng
Các kiến trúc sư của công ty sẽ gặp gỡ trực tiếp với khách hàng để thu thập thông tin, trao đổi chi tiết về không gian nội thất cần thiết kế, bao gồm:
- Nhu cầu, sở thích, mong muốn của khách hàng
- Số người sử dụng không gian nội thất
- Mục đích thiết kế
- Phong cách nội thất, yêu cầu thẩm mỹ của khách hàng
- Tư vấn kỹ thuật và dự trù kinh phí
Các thông tin này sẽ được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống ABMS để các kiến trúc sư cũng như nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi.
Bước 4: Khảo sát hiện trạng
Kiến trúc sư sẽ trực tiếp đến nhà khách hàng để khảo sát hiện trạng, kiểm tra không gian kiến trúc, đo đạc cụ thể để đảm bảo rằng có thể nắm được đầy đủ các thông số kỹ thuật, tính chất công việc thiết kế thi công sắp thực hiện.
Bước 5: Ký kết hợp đồng thiết kế
Soạn thảo hợp đồng thiết kế nội thất dựa trên các nội dung đã thống nhất giữa khách hàng và doanh nghiệp. Sau khi ký kết, bộ phận kế toán sẽ phối hợp với nhân viên kinh doanh liên quan để theo dõi quá trình thanh toán, thu – chi dựa trên thời gian đã thống nhất trên hợp đồng.
Bước 6: Lên Concept và thiết kế
Sau khi ký kết hợp đồng thiết kế, kiến trúc sư của công ty sẽ lên bảng thiết kế mặt bằng sơ bộ, lên phương án phong cách nội thất, phân chia không gian và bố trí đồ đạc hợp lý. Sau khi hoàn thành bản vẽ mặt bằng, kiến trúc sư sẽ gửi cho khách hàng xem duyệt thông qua email hoặc gặp mặt trực tiếp. Nếu chốt được bảng vẽ mặt bằng và concept, kiến trúc sư tiếp tục thực hiện bản vẽ 3D các khu vực trong nhà cho hoàn thiện.
Bước 7: Trình bày phương án với khách hàng
Kiến trúc sư sẽ trình bày bảng vẽ và phương án thiết kế cho khách hàng, trình bày chi tiết giúp khách hàng có thể hình dung được tổng thể toàn bộ căn nhà.
Bước 8: Thiết kế hồ sơ kỹ thuật thi công xây dựng
Sau khi thông qua bản vẽ 3D, công ty sẽ tiến hành triển khai thực hiện bản vẽ kỹ thuật với đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Vị trí, kích thước, ký hiệu của từng vật dụng, đồ đạc
- Loại vật liệu, mã vật liệu/ thiết bị sẽ sử dụng
- Thiết kế bố trí mặt bằng sơ bộ
- Bản vẽ vị trí công tắc điện, ổ cắm
- Bản vẽ ốp sàn, trần
- Bản vẽ đồ gỗ nội thất (nếu có)
Tạo hồ sơ xin giấy phép xây dựng công trình và trình cho ban quản lý dự án.
Bước 9: Lập bảng khối lượng và dự toán
Tạo và lưu trữ trên hệ thống danh sách khối lượng công việc cần làm trong quá trình xây dựng công trình và bảng dự toán. Sau đó báo giá các hạng mục chính bao gồm: chi phí vật tư, chi phí nhân công xây dựng, chi phí trang thiết bị vệ sinh, bếp, phụ kiện trang trí, đồ gỗ nội thất (nếu có), các trang thiết bị/ nội thất mua theo yêu cầu của khách hàng…
Bước 10: Ký hợp đồng thi công xây dựng
Soạn thảo hợp đồng xây dựng dựa trên các nội dung đã thống nhất giữa khách hàng và doanh nghiệp. Sau khi ký kết, bộ phận kế toán sẽ phối hợp với nhân viên kinh doanh liên quan để theo dõi quá trình thanh toán, thu – chi dựa trên thời gian đã thống nhất trên hợp đồng.
Bước 11: Tiến hành thi công xây dựng, lắp đặt và hoàn thiện công trình
Thực hiện quá trình thi công công trình, bao gồm:
- Xây dựng mới hoặc cải tạo phần thô
- Thi công điện nước, trần thạch cao
- Lắp đặt đồ nội thất tại công trình
- Hoàn thiện các công việc cần thực hiện, vệ sinh công nghiệp và lau dọn sạch sẽ
Bước 14: Thanh lý hợp đồng và bàn giao
Bộ phận kế toán theo dõi tiến độ thực hiện thông qua các cập nhật trên ABMS, sau khi hoàn thiện công trình sẽ thông báo cho khách hàng để thanh lý hợp đồng và bàn giao công trình.
Bước 15: Chăm sóc khách hàng sau thi công
Bộ phận chăm sóc khách hàng, nhân viên tư vấn thông qua các công cụ hỗ trợ trên ABMS cho khách hàng bao gồm: tổng đài Call Center, SMS Brandname, Email Automation… liên hệ và hỏi thăm tình hình khách hàng. Thực hiện các khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, đồng thời nhanh chóng giải quyết thỏa đáng các phàn nàn, khiếu nại của khách hàng với tính năng quản lý vụ việc (Ticket) trên ABMS.
Bước 16: Báo cáo thống kê
Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Thông qua các biểu đồ trực quan trên ABMS, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra phương án cải thiện, hiệu chỉnh thích hợp.
Các tính năng đề xuất trên ABMS cho Thiết kế nội thất – xây dựng
Quản lý các chiến dịch tiếp thị
- Marketing tự động
- Tích hợp đa kênh thực hiện các chiến dịch tiếp thị, thường bao gồm: Website, Landing Page, Facebook, Zalo…
- Đánh giá hiệu quả chiến dịch tiếp thị
Quản lý khách hàng
- Thông tin khách hàng
- Thông tin liên hệ của khách hàng
- Quản lý hợp đồng
- Quản lý tiến độ thanh toán, công nợ theo khách hàng
Quản lý chăm sóc khách hàng
- SMS Brandname, Email Automation, tổng đài Call Center giúp hỗ trợ tương tác, liên hệ với khách hàng.
- Hỗ trợ giải quyết các vụ việc (Ticket)
- Cập nhật và lưu trữ các tương tác, trao đổi với khách hàng.
Quản lý đơn hàng, hợp đồng
- Quản lý danh sách sản phẩm để báo giá
- Quản lý đơn hàng, hợp đồng
- Cập nhật và lưu trữ các báo giá, hóa đơn, đề nghị thanh toán, vận chuyển…
- Theo dõi và quản lý công nợ theo đơn hàng
Quản lý thu – chi, công nợ
- Quản lý phiếu thu, phiếu chi
- Theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng
- Theo dõi và thống kê các khoản chi khác
- Thống kê doanh thu
Báo cáo thống kê
- Báo cáo data dữ liệu khách hàng
- Báo cáo công tác chăm sóc hỗ trợ khách hàng
- Báo cáo thu – chi, công nợ, doanh thu
- Báo cáo kinh doanh định kỳ
- Các báo cáo khác liên quan
